Columnコラム

部下に「必要なことだけ話してね」と言っていませんか？

これでは、コミュニケーションが希薄になり、「報・連・相」が徹底されず、現場の状況がうまく把握できません。
その結果、適時適切な対応がとれず、顧客からも苦情が出始めてしまいます。

【問題点】
現状を打破するための方法として、次の3つのうちどれがよいかを考えてみましょう。

① 臨時社員を増やす
② 自分の片腕となる社員を育成する
③ 社員同士で会議をする

どれが正解でしょうか？
①は単に人数を増やしてもバラバラになるだけです。
②は大事ではありますが、「船頭多くして船山にのぼる」という言葉もあるくらいですから、避けるべきでしょう。

正解は③です。
まずは、会議など「報・連・相」が機能する職場環境を整えることが大事です。

【改善方法】

（1）「報・連・相」の目的を理解しよう
「報・連・相」＝「報告・連絡・相談」は、仕事を円滑に進めるために必要なスキルです。

職場のコミュニケーションが活発になれば、生産性の向上や離職率の低下が期待できます。
部下にも目的と必要性を理解してもらい、自主的な「報・連・相」を促しましょう。

報告 …… 義務的。指示された仕事の進捗や結果を上司などに伝えること
連絡 …… 自主的。関係者に情報や今後の予定を伝えること
相談 …… 相互信頼。仕事で困ったときに周囲の意見を聴くこと

また、「報・連・相」を習慣にしてもらうために大切なのは、部下を信頼することです。
部下が「報・連・相」をしてきたら、まずは遮らずに最後まで話を聴きましょう。

（2）会議を「報・連・相」の場にしよう
本来、会議は情報を共有して問題を洗い出す場です。
つまり、「連絡」の機会であるといえます。

主催者は、参加者が上下関係を気にせず発言できる雰囲気を作りましょう。
そのために、飲み物を用意するなどして参加者がリラックスできるムードを作ることも大切です。

また、意見を言いやすいように、会議の始めは指名して発言を促したり、全体に向かって呼びかけたりすることも効果的です。

部下が「報・連・相」しやすくするために、このような声がけをしてみるとよいでしょう。

「報告してくれてありがとう」
「この件について、みなさんはどう思いますか」

生産性の向上や離職率の低下のために、「報・連・相」しやすい環境づくりを進めていきましょう。

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