Columnコラム

部下が休職するときの診断書の取扱について【管理職向け】

2015.01.21 Column

現場で判断が分かれる診断書の取扱

部下がなんらかの病気で長期的にお休みするときに、多くの会社では診断書の提出を求めます。

しかしながら、現場では取り扱いがバラバラで混乱やトラブルのもとになっているケースがあります。

どのような取り扱いが多いのか？

実際に診断書の取扱で多いのが、

ある期間以上休む（年次休暇や欠勤問わず）場合に提出させる
欠勤○日以上の場合
欠勤が1日でもある場合
病気で休む場合（規程上どんな病気か曖昧なことが多い）
メンタル疾患（うつ病等）の場合

等があります。

きちんと会社によってルールが定められて統一的な取り扱いがなされていればよいのですが、多くの会社の現場で上記はバラバラであることが多いです。また、ルールはあるのですが現場の管理職がそのことをきちんと理解しておらず、対応がばらばらであるという場合もあります。

診断書は有料であるためトラブルになりやすい

言うまでもなく、診断書は有料です（多くの病院で5,000円程度します）。この診断書の費用負担が会社なのか部下なのかでも取り扱いがバラバラであるケースがあります。Aさんは、会社が負担してくれて、Bさんは自己負担であったとなると当然Bさんは会社に不信感や不満感を持つことになります。

そもそもどうして診断書を提出させるのか？

多くの会社で診断書さえ出ればよいと考えている上司がいます。診断書が出たから無事休職だという発言を聞くことすらあります。

しかしながら、診断書の提出を求める本来の目的は、「部下の状態の正確な把握」です。

ここを間違えてはいけません。会社は安全配慮義務に基づき、きちんと病状を把握した上で配慮をする基礎資料として、診断書を求めているのです。

会社としてはどうすべきか？

会社としては、きちんとルールを定め、それを管理職にきちんと周知することが大切です。部下の休職の際のハンドブックを作成するのも有効でしょう（当事務所でもよく作成しています）。

また取り扱いをきちんと統一して、必ずルールを徹底することが大切です。提出させると決めた場合は必ず提出させないと、きちんと提出した人との不満がたまります。そうするとゴネ得になってしまいなにやらあべこべなことになってしまいます。業務命令として診断書を提出させ、従わない場合は、懲戒も辞さないぐらいのつもりで運用すべきです。

さらに、診断書の内容も大切です。定型的に「うつ状態である」と言った、定型的な文章だけを求めるのではなく、会社として聞きたいことを聞けるフォーマットを作成し、そこに対して医師の意見を聞けるようにするのが良いでしょう（これは復職時にも特に有効です）。

医師に聞くべきことを聞くことができるフォーマットなどは、当事務所のような専門家に作成を相談いただければ、会社の実態（産業医、かかりつけ医とのこれまでの関係性）も考慮に入れたうえでご提案することができますので、現場にあった制度を作成することができます。